Podpis cyfrowy certyfikatów i klucz organizacji

Certyfikaty wystawiane w Skillsive są podpisywane cyfrowo automatycznie, bez żadnej konfiguracji. Domyślnie robi to klucz platformy Skillsive. Organizacja może wgrać własny certyfikat podpisujący i od tego momentu kolejne dokumenty są finalizowane jej kluczem.

Po co podpisywać certyfikaty cyfrowo

Podpis cyfrowy to plomba na pliku PDF. Odbiorca — pracodawca, audytor, inspektor — sprawdza dzięki niemu dwie rzeczy: kto wystawił dokument i czy plik nie został zmieniony po wystawieniu.

• Dowód pochodzenia. W podpisie zapisane jest, kto podpisał dokument: platforma Skillsive albo Twoja organizacja.
• Wykrycie zmian. Każda edycja gotowego pliku — data, nazwisko, numer certyfikatu — unieważnia podpis. Nie da się „poprawić” certyfikatu tak, żeby weryfikacja tego nie pokazała.
• Sprawdzenie bez pytania nikogo. Odbiorca weryfikuje dokument sam, bez kontaktu z Twoją organizacją.

Podpis jest ostatnią operacją na pliku — obejmuje wszystko, co na nim widać, łącznie z kodem QR i wypełnionymi polami.

Jak odbiorca sprawdza certyfikat

Są dwie drogi i sprawdzają co innego — warto znać różnicę.

Kod QR — sprawdza wpis w rejestrze

Kod QR z dokumentu prowadzi na stronę weryfikacji z danymi tego certyfikatu: kto go wystawił, jakie szkolenie, numer, data wydania i data ważności, a także czy dokument jest Ważny, Unieważniony, Wygasły czy Niezfinalizowany. Widać tam również, czy certyfikat został podpisany kluczem platformy, czy kluczem organizacji.

Kod QR odpowiada więc na pytanie „czy taki certyfikat naprawdę wystawiono i czy nadal obowiązuje”. Nie sprawdza pliku PDF, który ktoś trzyma w ręku — dane pochodzą z rejestru, nie z dokumentu.

Wgranie pliku PDF — sprawdza sam dokument

Żeby potwierdzić, że plik nie był ruszany, wgraj go na stronę weryfikacji podpisu. Wynik to jedna z czterech odpowiedzi:

• Autentyczny — podpisany przez nas, niezmieniony.
• Nieprawidłowy — dokument zmieniono po podpisaniu. Takiego pliku nie należy traktować jako ważnego.
• Brak podpisu cyfrowego — tak wygląda np. wydruk zapisany ponownie jako PDF.
• Podpisany, ale nie kluczem Skillsive.

W praktyce: kod QR potwierdza, że certyfikat istnieje i jest ważny, a wgranie pliku potwierdza, że konkretny PDF to nienaruszony oryginał.

Kiedy certyfikat jest podpisywany

Certyfikat jest finalizowany zaraz po wystawieniu. Jeśli szablon wymaga podpisu kursanta, finalizacja następuje dopiero po jego złożeniu — do tego czasu dokument nie ma jeszcze podpisu cyfrowego. W rejestrze certyfikatów widać, czy dokument został podpisany kluczem platformy, czy kluczem organizacji.

Kiedy warto dodać własny klucz

Nie musisz nic robić, żeby certyfikaty były podpisywane — bez własnego pliku podpisuje je klucz platformy Skillsive. Dodaj certyfikat podpisujący organizacji, jeżeli:

• dokumenty mają być podpisywane kluczem należącym do organizacji,
• odbiorcy mają widzieć organizację jako podmiot podpisujący,
• wewnętrzne procedury wymagają własnego certyfikatu podpisującego.

Wgraj certyfikat

1. 1Otwórz Organizacja → Profil → Bezpieczeństwo.
2. 2Znajdź kartę certyfikatu podpisującego organizacji.
3. 3Wgraj plik .pfx albo .p12.
4. 4Wpisz hasło do pliku.
5. 5Zapisz.

Po poprawnym wgraniu zobaczysz dane certyfikatu, między innymi temat, daty ważności i odcisk palca.

Bezpieczeństwo

Plik certyfikatu jest używany do podpisywania dokumentów. Traktuj go jak poufny materiał organizacji i udostępniaj tylko osobom, które administrują bezpieczeństwem. Wgrany klucz prywatny jest przechowywany zaszyfrowany w Azure Key Vault i nie jest udostępniany innym organizacjom.

Usunięcie certyfikatu

Jeżeli usuniesz certyfikat podpisujący organizacji, kolejne finalizacje będą korzystały z domyślnego klucza platformy Skillsive.

Nie zakładaj, że usunięcie klucza automatycznie zmienia PDF-y, które zostały już wcześniej finalnie podpisane.